PHS: aanleveren kopij

Po & Po heeft als uitgangspunt dat er ieder jaar een posthistorische studie (PHS) wordt uitgegeven. Het is uitdrukkelijk de bedoeling dat deze studies geschreven worden door en voor de leden van Po &Po. Omdat het in de meeste gevallen gaat om gedegen studies die veel voorbereiding kosten, wil de redactie graag tijdig in contact komen met auteurs die het voornemen hebben een dergelijke studie te schrijven. Niet alleen om te voorkomen dat mogelijkerwijs meerdere mensen – zonder het van elkaar te weten - aan een zelfde onderwerp werken, maar ook om er verzekerd van te zijn dat er elk jaar weer op tijd zo een PHS kan verschijnen. De redactie wil graag in een vroeg stadium op de hoogte zijn van plannen van auteurs en is altijd bereid om hierin mee te denken. Denk bijvoorbeeld aan het afbakenen of uitwerken van het onderwerp. De redactie ontvangt hiervoor graag een beschrijving en opzet van de studie.

Net als bij het aanleveren van de tekst voor een artikel van De Postzak geldt dat de redactie voor de uiteindelijke publicatie graag de tekst en bijschriften (bij voorkeur in Word) en afbeeldingen separaat ontvangt.  De opmaak van de publicatie vindt namelijk in een speciaal programma plaats. Uiteraard mogen de concept teksten en afbeeldingen als een geheel worden aangeleverd, zodat de redactie een beeld van het geheel heeft. Zie hiervoor ook de teksten over het aanleveren van kopij voor De Postzak.

Planning

Omdat er elk jaar een PHS wordt uitgegeven, zit hier ook een stuk planning aan vast.  Voordat tot opmaak wordt overgegaan worden de teksten en afbeeldingen door de redactie gelezen, waarbij eventuele correcties en suggesties worden gedaan. Door het grote aantal publicaties dat de redactie jaarlijks krijgt is hier minimaal vier weken voor benodigd.
Het opmaken van een PHS kost in de regel circa 4 weken doorlooptijd. De uiteindelijke opmaak (teksten en afbeeldingen) of drukproef wordt opgeleverd aan de auteur met het verzoek deze na te lopen en te controleren. Dat gebeurt parallel ook door de redactie. Het is goed hier ruim de tijd voor te nemen, bij voorkeur ook vier weken.
De definitieve opmaak (tekst en afbeeldingen samen) van een PHS moet minimaal vier tot zes weken voor de datum van verschijnen bij de drukker liggen, om op tijd gereed te zijn voor een presentatie.

In onderstaand schema staan de activiteiten en doorlooptijden benoemd die gelden voor het maken van een PHS.

1. Opleveren concept tekst en afbeeldingen aan de redactie: datum x.
2. Eerste tekstreview door de redactie: 4 weken (week 1-4).
3. Verwerken reacties door de auteur: 4 weken (week 5-8).
4. Aanleveren herziene tekst door de auteur aan de redactie: week 8.
5. Opmaken tekst en afbeeldingen door de redactie: 4 weken (week 9-12).
6. Aanleveren concept opmaak aan auteur: week 12.

7. Review opmaak en tekst door de auteur: 4 weken (week 13-16)
8. Parallel review opmaak en tekst door de redactie: 4 weken (week 13-16)
9. Aanleveren reacties aan auteur: week 16
10. Verwerken reacties door de auteur: 2 weken (week 17-18)
11. Aanleveren definitieve reactie op opmaak en tekst door de auteur: week 18
12. Definitieve opmaak door de redactie: 4 weken (week 19-22)

13. Aanleveren definitieve opmaak aan drukker: week 22.
14. Opleveren proefdruk door drukker: 2 weken (week 22-24).
15. Beoordelen proefdruk door redactie: 2 weken (week 25-26)
16. Drukken en opleveren door drukker: 2 weken (week 27-28)
17. Gereed maken voor uitreiking door Po & Po (week 29-30)
18. Overhandiging 1e exemplaar: week 30

Deze planning laat zien dat er onder normale omstandigheden ruim een half jaar zit tussen het opleveren van de eerste teksten van een PHS en het overhandigen van het 1e exemplaar. De redactie wil hiermee aantonen dat het in beider belang is teksten ruim vóór de zomermaanden op te leveren, als een PHS in november of december moet verschijnen!
Bovenstaande is een schematische planning en uiteraard afhankelijk van de beschikbaarheid van auteur, redactieleden en drukker. Ook de redactie gaat soms met vakantie en is dan niet beschikbaar, maar ook de drukker kan veel ander werk hebben. Het is dus van belang vooraf gezamenlijk de planning door te nemen om teleurstelling en vertraging te voorkomen. Afhankelijk van de situatie kan de doorlooptijd soms ook sneller. Als van te voren bekend is wanneer teksten precies worden ontvangen zijn deze werkzaamheden uiteraard soms beter in te plannen.