Algemene ledenvergadering

Toelichting Privacyverklaring

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. Volgens deze wet heeft een organisatie een informatieplicht met betrekking tot privacy gevoelige data. Dat geldt ook voor niet-commerciële organisaties en verenigingen. Dat betekent dat ook de Nederlandse Vereniging van Poststukken- en Poststempelverzamelaars, ook bekend onder de naam Po & Po verplicht is om de leden duidelijk te informeren wat zij met de privacy gevoelige data doet. Dit is vastgelegd in de Privacyverklaring

1.

PRIVACYVERKLARING Nederlandse Vereniging van Poststukken- en Poststempelverzamelaars

Dit is een privacyverklaring van de Nederlandse Vereniging van Poststukken- en Poststempelverzamelaars, ook bekend onder de naam Po & Po, gevestigd te Amsterdam en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40532954. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

1. GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

Voor het goed kunnen functioneren van onze vereniging verzamelt en beheert het bestuur van de vereniging een aantal persoons- en andere gegevens.

1.1 Wij verzamelen daarbij de volgende (persoons)gegevens: (a) naam, adres en woonplaats;
(b) telefoonnummer;
(c) e-mailadres;

(d) datum aanvang/einde lidmaatschap; (e) bankrekeningnummer;
(f) lidmaatschapsnummer;
(g) geslacht;

1.2 Beheer gegevens
De gegevens worden beheerd door de ledenadministratie van de vereniging. Zie de website voor de actuele contactgegevens (https://po-en-po.nl/bestuur-contact).

1.3 Bewaartermijn gegevens
De ledenadministratie bewaart de persoonsgegevens zolang het bestuur dit noodzakelijk acht, bijvoorbeeld voor zover dit gewenst is voor het bijhouden van de verenigingshistorie. Vanzelfsprekend worden de gegevens altijd bewaard zolang de overheid dit verplicht; bijvoorbeeld wanneer die gegevens onderdeel uitmaken van financiële gegevens opgenomen in de jaarverantwoording van de vereniging.

2.

1.4. Wij verwerken (mogelijk) de persoonsgegevens van leden ten behoeve van: (a) de ledenadministratie;
(b) de verzending van publicaties;
(c) de verzending van nieuwsberichten;

(d) de verzending van uitnodigingen;

(e) de verzending van het verenigingsnieuws;

(f) de verzending van veilinglijsten van door de vereniging georganiseerde veilingen;

(g) het rondzendverkeer.

De leden van de kascommissie hebben inzage in de gegevens op moment van de controle van de kas voor de jaarvergadering.

2. INFORMATIE, WIJZIGING, CORRECTIE, WISSEN, OVERDRACHT EN BEZWAAR

2.1 U kunt contact opnemen met de secretaris of ledenadministratie via e-mail (zie hiervoor de gegevens op de website (https://po-en-po.nl/bestuur-contact) of telefoon voor:

(a) meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens van u verwerken; (b) vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;

(c) vragen welke persoonsgegevens het bestuur van u heeft, waarvoor deze worden gebruikt en waarvoor deze zijn verzameld;

(d) inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken; (e) beperking of overdracht van uw gegevens;
(f) bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens;

(g) recht op correctie: u kunt vragen om uw persoonsgegevens te corrigeren. Het bestuur spant zich in om persoonsgegevens die in ons bezit zijn of beheer zijn nauwkeurig, compleet, actueel en relevant te houden op basis van de meest recente informatie;

(h) Recht van wissen van gegevens: het bestuur kan uw persoonsgegevens op uw verzoek wissen, wanneer de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn in verband met de doeleinden waarvoor ze waren verzameld of verwerkt;

(i) Recht op bezwaar: u mag te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als gevolg van uw specifieke situatie.

3. BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS
3.1 Wij zullen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring
genoemde doeleinden en wij zullen daarbij adequate technische en organisatorische maatregelen

3.

treffen om uw gegevens te beveiligen.

4. DERDEN
4.1 Wij verstrekken uw gegevens aan de volgende derden:
(a) Samenwerkingsverband Filatelie indien een lid gebruikt maakt van het rondzendverkeer;

4.2 Wij kunnen foto’s of opnamen van bezoekers en/of deelnemers aan activiteiten op onze bijeenkomsten publiceren op onze website of in het verenigingsnieuws, tenzij u daartegen uitdrukkelijk en gemotiveerd bezwaar aantekent (zie onder 2).

4.3 Persoonlijke gegevens worden zonder toestemming van een lid, anders dan in geval van de hierboven genoemde punten, op geen enkele wijze ter beschikking gesteld van personen en/of instellingen buiten de vereniging.

5. BEWAREN VAN UW GEGEVENS
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk gelet op het doel van de verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht.

6. WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING

6.1 Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij bevelen daarom aan

om deze privacy verklaring regelmatig te blijven raadplegen. De privacyverklaring zal eenmalig gepubliceerd worden in het Verenigingsnieuws en worden gepubliceerd op de website van de vereniging.

Laatste wijziging: 28 juni 2021