PHS: aanleveren kopij

Po & Po heeft als uitgangspunt dat er ieder jaar een posthistorische studie (PHS) wordt uitgegeven.

Het is uitdrukkelijk de bedoeling dat deze studies geschreven worden door en voor de leden van Po &Po. Omdat het in de meeste gevallen gaat om gedegen studies die veel voorbereiding kosten, wil de redactie graag tijdig in contact komen met auteurs die het voornemen hebben een dergelijke studie te schrijven. Niet alleen om te voorkomen dat mogelijkerwijs meerdere mensen – zonder het van elkaar te weten – aan een zelfde onderwerp werken, maar ook om er verzekerd van te zijn dat er elk jaar weer op tijd zo een PHS kan verschijnen. De redactie wil graag in een vroeg stadium op de hoogte zijn van plannen van auteurs en is altijd bereid om hierin mee te denken. Denk bijvoorbeeld aan het afbakenen of uitwerken van het onderwerp. De redactie ontvangt hiervoor graag een beschrijving en opzet van de studie.

Net als bij het aanleveren van de tekst voor een artikel van De Postzak geldt dat de redactie voor de uiteindelijke publicatie graag de tekst en bijschriften (bij voorkeur in Word) en afbeeldingen separaat ontvangt.  De opmaak van de publicatie vindt namelijk in een speciaal programma plaats. Uiteraard mogen de concept teksten en afbeeldingen als een geheel worden aangeleverd, zodat de redactie een beeld van het geheel heeft. Zie hiervoor ook de teksten over het aanleveren van kopij voor De Postzak.

Planning

Omdat er elk jaar een PHS wordt uitgegeven, zit hier ook een stuk planning aan vast.  Voordat tot opmaak wordt overgegaan worden de teksten en afbeeldingen door de redactie gelezen, waarbij eventuele correcties en suggesties worden gedaan. Door het grote aantal publicaties dat de redactie jaarlijks krijgt is hier minimaal vier weken voor benodigd.
Het opmaken van een PHS kost in de regel circa 4 weken doorlooptijd. De uiteindelijke opmaak (teksten en afbeeldingen) of drukproef wordt opgeleverd aan de auteur met het verzoek deze na te lopen en te controleren. Dat gebeurt parallel ook door de redactie. Het is goed hier ruim de tijd voor te nemen, bij voorkeur ook vier weken.
De definitieve opmaak (tekst en afbeeldingen samen) van een PHS moet minimaal vier tot zes weken voor de datum van verschijnen bij de drukker liggen, om op tijd gereed te zijn voor een presentatie.

In onderstaand schema staan de activiteiten en doorlooptijden benoemd die gelden voor het maken van een PHS.

1. Opleveren concept tekst en afbeeldingen aan de redactie: datum x.
2. Eerste tekstreview door de redactie: 4 weken (week 1-4).
3. Verwerken reacties door de auteur: 4 weken (week 5-8).
4. Aanleveren herziene tekst door de auteur aan de redactie: week 8.
5. Opmaken tekst en afbeeldingen door de redactie: 4 weken (week 9-12).
6. Aanleveren concept opmaak aan auteur: week 12.

7. Review opmaak en tekst door de auteur: 4 weken (week 13-16)
8. Parallel review opmaak en tekst door de redactie: 4 weken (week 13-16)
9. Aanleveren reacties aan auteur: week 16
10. Verwerken reacties door de auteur: 2 weken (week 17-18)
11. Aanleveren definitieve reactie op opmaak en tekst door de auteur: week 18
12. Definitieve opmaak door de redactie: 4 weken (week 19-22)

13. Aanleveren definitieve opmaak aan drukker: week 22.
14. Opleveren proefdruk door drukker: 2 weken (week 22-24).
15. Beoordelen proefdruk door redactie: 2 weken (week 25-26)
16. Drukken en opleveren door drukker: 2 weken (week 27-28)
17. Gereed maken voor uitreiking door Po & Po (week 29-30)
18. Overhandiging 1e exemplaar: week 30

Deze planning laat zien dat er onder normale omstandigheden ruim een half jaar zit tussen het opleveren van de eerste teksten van een PHS en het overhandigen van het 1e exemplaar. De redactie wil hiermee aantonen dat het in beider belang is teksten ruim vóór de zomermaanden op te leveren, als een PHS in november of december moet verschijnen!
Bovenstaande is een schematische planning en uiteraard afhankelijk van de beschikbaarheid van auteur, redactieleden en drukker. Ook de redactie gaat soms met vakantie en is dan niet beschikbaar, maar ook de drukker kan veel ander werk hebben. Het is dus van belang vooraf gezamenlijk de planning door te nemen om teleurstelling en vertraging te voorkomen. Afhankelijk van de situatie kan de doorlooptijd soms ook sneller. Als van te voren bekend is wanneer teksten precies worden ontvangen zijn deze werkzaamheden uiteraard soms beter in te plannen.

Copyright © 2025 Po & Po
Scroll naar boven
Po & Po
Powered by Po & Po  GDPR Cookie Compliance
Privacyoverzicht Po & Po

Toelichting Privacyverklaring

Per 25 mei 2018 is de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van kracht geworden. Volgens deze wet heeft een organisatie een informatieplicht met betrekking tot privacy gevoelige data. Dat geldt ook voor niet-commerciële organisaties en verenigingen. Dat betekent dat ook de Nederlandse Vereniging van Poststukken- en Poststempelverzamelaars, ook bekend onder de naam Po & Po verplicht is om de leden duidelijk te informeren wat zij met de privacy gevoelige data doet. Dit is vastgelegd in de Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING Nederlandse Vereniging van Poststukken- en Poststempelverzamelaars

Dit is een privacyverklaring van de Nederlandse Vereniging van Poststukken- en Poststempelverzamelaars, ook bekend onder de naam Po & Po, gevestigd te Amsterdam en ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40532954. Deze privacyverklaring omschrijft welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden deze persoonsgegevens worden gebruikt en welke maatregelen wij hebben getroffen om de verwerking rechtmatig, behoorlijk en transparant te laten plaatsvinden conform de eisen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

1. GEBRUIK VAN PERSOONSGEGEVENS

Voor het goed kunnen functioneren van onze vereniging verzamelt en beheert het bestuur van de vereniging een aantal persoons- en andere gegevens.

1.1 Wij verzamelen daarbij de volgende (persoons)gegevens:

  • (a) naam, adres en woonplaats;
  • (b) telefoonnummer;
  • (c) e-mailadres;
  • (d) datum aanvang/einde lidmaatschap;
  • (e) bankrekeningnummer;
  • (f) lidmaatschapsnummer;
  • (g) geslacht;

1.2 Beheer gegevens
De gegevens worden beheerd door de ledenadministratie van de vereniging. Zie de website voor de actuele contactgegevens (https://po-en-po.nl/bestuur-contact).

1.3 Bewaartermijn gegevens
De ledenadministratie bewaart de persoonsgegevens zolang het bestuur dit noodzakelijk acht, bijvoorbeeld voor zover dit gewenst is voor het bijhouden van de verenigingshistorie. Vanzelfsprekend worden de gegevens altijd bewaard zolang de overheid dit verplicht; bijvoorbeeld wanneer die gegevens onderdeel uitmaken van financiële gegevens opgenomen in de jaarverantwoording van de vereniging.

1.4. Wij verwerken (mogelijk) de persoonsgegevens van leden ten behoeve van:

  • (a) de ledenadministratie;
  • (b) de verzending van publicaties;
  • (c) de verzending van nieuwsberichten;
  • (d) de verzending van uitnodigingen;
  • (e) de verzending van het verenigingsnieuws;
  • (f) de verzending van veilinglijsten van door de vereniging georganiseerde veilingen;
  • (g) het rondzendverkeer.

De leden van de kascommissie hebben inzage in de gegevens op moment van de controle van de kas voor de jaarvergadering.

2. INFORMATIE, WIJZIGING, CORRECTIE, WISSEN, OVERDRACHT EN BEZWAAR

2.1 U kunt contact opnemen met de secretaris of ledenadministratie via e-mail (zie hiervoor de gegevens op de website (https://po-en-po.nl/bestuur-contact) of telefoon voor:

  • (a) meer informatie over de wijze waarop wij persoonsgegevens van u verwerken;
  • (b) vragen naar aanleiding van deze privacyverklaring;
  • (c) vragen welke persoonsgegevens het bestuur van u heeft, waarvoor deze worden gebruikt en waarvoor deze zijn verzameld;
  • (d) inzage in de persoonsgegevens die wij met betrekking tot u verwerken;
  • (e) beperking of overdracht van uw gegevens;
  • (f) bezwaar tegen het gebruik van uw gegevens;
  • (g) recht op correctie: u kunt vragen om uw persoonsgegevens te corrigeren. Het bestuur spant zich in om persoonsgegevens die in ons bezit zijn of beheer zijn nauwkeurig, compleet, actueel en relevant te houden op basis van de meest recente informatie;
  • (h) Recht van wissen van gegevens: het bestuur kan uw persoonsgegevens op uw verzoek wissen, wanneer de persoonsgegevens niet langer noodzakelijk zijn in verband met de doeleinden waarvoor ze waren verzameld of verwerkt;
  • (i) Recht op bezwaar: u mag te allen tijde bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens als gevolg van uw specifieke situatie.

3. BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS
3.1 Wij zullen uw gegevens uitsluitend gebruiken voor de in deze privacyverklaring
genoemde doeleinden en wij zullen daarbij adequate technische en organisatorische maatregelen

 

treffen om uw gegevens te beveiligen.

4. DERDEN
4.1 Wij verstrekken uw gegevens aan de volgende derden:
(a) Samenwerkingsverband Filatelie indien een lid gebruikt maakt van het rondzendverkeer;

4.2 Wij kunnen foto’s of opnamen van bezoekers en/of deelnemers aan activiteiten op onze bijeenkomsten publiceren op onze website of in het verenigingsnieuws, tenzij u daartegen uitdrukkelijk en gemotiveerd bezwaar aantekent (zie onder 2).

4.3 Persoonlijke gegevens worden zonder toestemming van een lid, anders dan in geval van de hierboven genoemde punten, op geen enkele wijze ter beschikking gesteld van personen en/of instellingen buiten de vereniging.

5. BEWAREN VAN UW GEGEVENS
Wij bewaren uw gegevens niet langer dan noodzakelijk gelet op het doel van de verwerking of andere wetgeving die het bewaren verplicht.

6. WIJZIGINGEN PRIVACYVERKLARING

6.1 Het kan voorkomen dat deze verklaring in de toekomst wordt gewijzigd. Wij bevelen daarom aan

om deze privacy verklaring regelmatig te blijven raadplegen. De privacyverklaring zal eenmalig gepubliceerd worden in het Verenigingsnieuws en worden gepubliceerd op de website van de vereniging.

Laatste wijziging: 28 juni 2021